הערכות לשינויים בהוראות לדיווח מע"מ חודשי
החל משנת 2010 יחולו מספר שינויים הקשורים לדיווח המע"מ החודשי והוראות ניהול ספרים. מסמך זה מפרט את הפעולות שיש לבצע על מנת שניתן יהיה למלא אחר הוראות אלו.
עדכון התוכנה
השלב הראשון הנו לעדכן את התוכנה לגרסה האחרונה הקיימת. ניתן לבדוק באתר האינטרנט מתי בוצע עדכון אחרון לתוכנה.
הקפדה על הפעולות הבאות
כללית – יש להקפיד שכאשר מפיקים חשבונית מעל 5000 ₪. (סכום זה עלול להשתנות בעתיד), חייב להופיע על החשבונית מספר העוסק/זיהוי של הלקוח. (למעט כאשר הלקוח אינו לקוח עסקי, אין צורך במספר עוסק בכל סכום של חשבונית).
למרות שניתן לרשום את מספר העוסק בחשבונית עצמה, (גם כאשר כרטיס הלקוח הנו לקוחות שונים), מומלץ מאד לפתוח לכל לקוח כרטיס משלו ולציין בו את מספר הלקוח.
גם לגבי ספקים יש להקפיד לרשום את מספר העוסק בכרטיס הספק. אלו אשר רושמים הוצאות מסוימות ישירות כנגד כרטיס בנק חייבים לחדול מכן ולרשום את התנועות כנגד כרטיס ספק. זאת, מכיוון שבקובץ המע"מ שמופק, אסור שתשומה שסכום המע"מ שלה עולה על 300 ₪ יהיה ללא מספר עוסק.
מומלץ מאד לעדכן בכל כרטיס ספק וכרטיס לקוח את מספר העוסק.
בנוסף, יחויבו העסקים ביצירה ושליחת קובץ חודשי המפרט את התנועות של העסקאות והתשומות. קובץ זה הנו בנוסף לדיווח המע"'מ הרגיל
על מנת שניתן יהיה להפיק את הקובץ בצורה תקינה יש להקפיד על כללי עבודה מסוימים כפי שיפורטו להלן:
השינויים בתוכנה
מה יש לבצע עם התקנת עדכון התוכנה.
פקודות יומן.
כאשר מקלידים פקודות יומן, התוכנה בודקת שבכרטיסי הלקוחות והספקים מוגדרים מספרי העוסק ובאם לא, היא מתריעה על כך. באם רוצים לבטל התרעה זו, יש ללחוץ בסרגל העליון על הכפתור עם המנעול (נעילת שדות) ולסמן את השדה הרלוונטי.
כמו כן יש לנעול את השדה המתריע על אי קיום מספר המע"מ (הוא טרם נכנס לשימוש) וכמו כן את שדה מספר המע"מ עצמו. מספר מע"מ הנו נתון אשר אמור להיות מופעל בעתיד והתוכנה כבר ערוכה לקליטתו.
כאמור, אין כל בעיה לרשום תנועות יומן עם תאריכים של חדשים קודמים שכבר נסגרו. היוצא מן הכלל הנו תנועות אשר שייכות לשנת הכספים הקודמת. תנועות אלו יש לרשום כיתרות פתיחה ולאחר עדכונן יש לנקוט בפעולות הבאות.
כניסה לאינדקס החשבונות (7F), איתור כרטיס המע"מ (עסקאות או תשומות), הצגת תנועות הכרטיס (F2). יש לעלות לשורה הראשונה של הכרטיס (יתרת הפתיחה). מימין ליתרת הפתיחה קיים חץ אפור, יש ללחוץ עליו עם העכבר. נקבל מסך נוסף ובו פרוט של כל יתרות הפתיחה.
יש לעדכן לכל שורה את הפרטים הרלוונטיים. יש לרשום באסמכתא את מספר החשבונית, בחשבון הנגדי
את מס. כרטיס הספק מוציא החשבונית, את תאריכי החשבונית (של השנה הקודמת). ופרטי התנועה.
בשדה סכום נוסף, יש לרשום את סכום החשבונית ברוטו (כולל מע"מ).
לעיתים, קורה ששוכחים לרשום בשדה הפרטים את מילת המפתח כגון "ריכוז, רשימון" וכד'. ניתן לתקן זאת באמצעות תיקון תנועות אך זכרו. יש לתקן זאת בכרטיס המע"מ ולא רק בכרטיסי לקוח/ספק.
הפקת קובץ המע"מ (ראה צילום עליון)
על מנת להפיק את קובץ המע"מ יש להיכנס לסעיפי הנהלת חשבונות / הפקת דוחות הנהלת חשבונות, לבחור דוחות מע"מ. לפני שמפיקים את הקובץ יש לסגור את הדיווח החודשי על ידי הפעל הסעיף הראשון – דיווח מע"מ תקופתי. לאחר מכן יש לגשת להפקת הקובץ בסוף התפריט המע"מ יופיע סעיף חדש – הפקת קובץ מע"מ. יש ללחוץ על סעיף זה יתקבל המסך הבא:
יש לבחור את החודש שעבורו רוצים להפיק את הדו"ח בפינה השמאלית עליונה של המסך ולהמתין לסיום קריאת הנתונים
בחלקו העליון הימני של המסך רואים את הסכומים שדווחו למע"מ בדיווח החודשי. החלק השמאלי של המסך מראה את סיכומי התנועות שנקראו לדו"ח. יש לוודא שסכומים אלו יהיה זהים.
הפרש בסכומים יכול להיווצר באם מזרימים תנועות לאחר סגירת דו"ח המע"מ. למשל, תשומה עם תאריך של חודש קודם, או שמתחילים לבצע את הדוחות באמצע השנה.
על ידי לחיצה על ארבעת הכפתורים הימנים בסרגל, ניתן "לטייל" בין סוגי התנועות של העסקאות, עסקאות פטורות, תשומות ותשומות רכוש. בסרגל התחתון ניתן לראות כמה תנועות יש מכל סוג ובאם כולם מסומנות. באם רוצים שתנועה מסוימת לא תופיע בדו"ח, יש להקליק עליה. תנועה שאינה מסומנת תשנה את צבעה לירוק. כמובן שסיכומי התנועות ישתנו בהתאם.
במידה ולתנועה לא משויך מספר עוסק או שאינו תקין, יופיעו בשדה מספר העוסק כוכביות. באם התנועות הנן תנועות של עסקאות וסכום העסקה מעל 5000 ₪, הכוכביות יהיו בצבע אדום. בתנועות התשומות כל תנועה שאין בה מספר עוסק, הכוכביות יהיו אדומות.
במידה וסכום המע"מ צבוע אדום, התוכנה חישבה כי סכום המע"מ גדול מהסכום שאמור להיות. יש לבדוק את נכונות הסכום ולתקנו בהתאם.
במידה וקיימות תנועות מיוחדות כגון רשימונים, חשבוניות עצמיות וכדומה, יש לשים לב שהתוכנה זיהתה תנועות אלו על פי סוג התנועה הרשום בצד השמאלי של המסך.
באם לתנועה מסוימת אין מספר עוסק, ניתן ללחוץ על הכפתור השביעי מימין בסרגל ולעדכן את מספר העוסק בכרטיס. מספר העוסק יתעדכן אוטומטית גם בדו"ח.
מומלץ מאד לפני הפקת הקובץ לבצע בדיקת רציפות של התנועות ובדיקת רישום חשבוניות. הדבר נעשה על ידי לחיצה על הכפתורים החמישי והשישי מצד ימין בסרגל. באם מבחינים בבעיה מסוימת, יש לפותרה לפני הפקת הקובץ.
ניתן להדפיס את כל התנועות או חלקן על ידי לחיצה על כפתור המדפסת. מומלץ להדפיס דו"ח חדשי אשר יאפשר לנו לדעת אלו תנועות דווחו. תנועות שדווחו בחודש ינואר למשל, לא יופיעו בחודש פברואר. לעומת זאת, תנועה שנרשמה בפברואר עם תאריך של חודש ינואר וטרם דווחה בחודש ינואר, תופיע בדו"ח של פברואר. לכן, ניתן לרשום תשומות גם באיחור של עד ששה חדשים.
כל שנשאר הנו הפקת הקובץ. התכנה בודקת את הנתונים ומזהירה מספר אזהרות:
טרם נסגר הדיווח החודשי למע"מ. אזהרה זו אינה מונעת את המשך הפקת הקובץ.
סכומי התנועות בקובץ אינם זהים לסכומים שנרשמו בדו"ח המע"מ. אזהרה זו אינה מונעת את המשך הפקת הקובץ
ראוי לציין כי מצב של אחת האזהרות הרשומות מעלה לא אמור לקרות באם עובדים בצורה מסודרת מתחילת השנה וסוגרים את דיווחי המע"מ והפקת הקובץ מדי חודש. מצב זה קורה בעיקר כאשר מתחילים להפיק קבצים באמצע השנה.
קימות תנועות של עסקאות ללא מספר עוסק אשר סכומן מעל 5000 ₪. ניתן להמשיך בהפקת הקובץ.
סכום התשומות ללא מספר עוסק תקין גבוה מ 300 ₪ . במקרה כזה לא ניתן להפיק את הקובץ.
באם איני טועה, מותר שסכומי התנועות בקובץ לא יהיו זהים לסכומי הדיווח עד לסטייה של 5% אולם יש להשתדל ככל האפשר להימנע מסטיות כאלו.
כל שנותר הוא לבחור את המקום (הדיסק/ספריה) אליו יופק הקובץ. עם סיום ההפקה התוכנה תודיע היכן נשמר הקובץ ומה שמו. שם הקובץ הנו PC02_10.txt . השם מציין שהקובץ הופק בפברואר 2010. יש לחתום את הקובץ בחתימה דיגיטלית ולהעבירו למע"מ כפי שיפורסם בהוראות.